9° Actividad No 1 - Crear una Base de Datos en Access

Actividad No 1 - Crear una Base de Datos en Access

Objetivo

Practicar las operaciones de Crear, abrir y cerrar una base de datos en Access 2013.

Ejercicio paso a paso

Nota: Si no tienes abierto Access 2013, ábrelo para realizar el ejercicio.

Empezaremos por crear una base de datos.

1. Desde la pantalla inicial de Access haz clic en la opción Base de datos del escritorio en blanco.
2. Aparecerá la siguiente imagen:

1. En la zona de la derecha, pulsa sobre la carpeta para escoger una ubicación. Se abrirá el cuadro de diálogo Archivo de nueva base de datos. Sitúate en Datos (D:)  o Disco Local (D:) y crea dentro ella una nueva carpeta con Tu Nombre Apellido curso (desde el icono o la opción Nueva carpeta, dependiendo de tu versión de Windows).
   
2. Haz doble clic sobre la nueva carpeta para entrar en ella y escribe Clases como Nombre de archivo.
3. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo. Observarás que el cuadro se cierra y vuelves a la ventana anterior, donde encontrarás el nombre de archivo Clases.accdb y la ubicación que has indicando.
4. Pulsa el botón Crear. Verás que se abre una tabla vacía.
5. Si aparece una advertencia como esta: , pulsa en el botón Habilitar contenido para cerrarla.

Ahora vamos a cerrar la base, sin realizar cambios en ella.

1. En la pestaña Archivo, elige Cerrar.

Practiquemos ahora cómo abrir una base de datos existente.

1. Lo normal será que, al cerrar la base, te sitúe otra vez en la pantalla principal, pulsa Archivo. Pulsa Abrir, en Reciente, pulsa sobre Clases.accdb en la lista de archivos. Ya tenemos abierta nuestra base de datos. Luego, vuelve a elegir Archivo > Cerrar.

Salir de Access.

1. Pulsa el primer botón de la barra de acceso rápido y elige Cerrar. O bien hacer clic sobre el botón Cerrar que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. O pulsa las teclas ALT+F4.

Actividad No 2- Crear una Tabla en Access

 Objetivo

Practicar las operaciones para crear una tabla de datos con Access 2013.

Ejercicio paso a paso

Nota: Si no tienes abierto Access 2013, ábrelo para realizar el ejercicio. Vamos a trabajar sobre la base de datos que creamos en el ejercicio anterior. Recuerda que la creaste en el ejercicio de la unidad anterior y que se debería encontrar en Datos (D:)  > TU CARPETA > Clases.accdb. Una vez hayas abierto la base, puedes continuar con el ejercicio.

Vamos a crear dos tablas en la base de datos. Una tabla será la de alumnado y la otra tabla la de cursos.

 Empezaremos por crear la tabla Alumnado.

1. En la pestaña Crear, haz clic sobre el botón Diseño de tabla. O bien haz clic sobre el botón Tabla  de la pestaña Crear, y luego ve a la vista de Diseño haciendo clic en Vista Diseñodesde la pestaña Hoja de datos o desde la barra de estado.
2. En la primera fila escribe el Codigo alumnado y pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo (tipo de datos). Observa que no hay que poner acentos (tildes) en los nombres de campo.
3. Por defecto el tipo de datos será Texto corto, haz clic sobre la flecha de la derecha y elige el tipo Autonumeración. Pulsa INTRO y pasarás a la columna de descripción. Como la vamos a dejar vacía, pulsa INTRO de nuevo para pasar a la fila inferior.
4. Escribe Nombre alumnado como nombre del segundo campo de la tabla. Deja el tipo de datos Texto corto y posiciónate en la tercera columna.
5. En la columna Descripción de la rejilla escribe el texto Introducir el nombre del alumno. Pulsa INTRO para pasar a la siguiente columna.
6. Escribe Apellidos alumnado. Pulsa FLECHA ABAJO para pasar a la fila siguiente.
7. Crea los campos Direccion y Poblacion que serán todos ellos de tipo Texto corto.
8. Crea el campo Codigo Postal de tipo Número.
9. Crea el campo Fecha de nacimiento de tipo Fecha/Hora.
10. Ahora vamos a definir el campo Codigo alumnado como clave principal ya que no podremos tener dos alumnos/as con el mismo código. Haz clic sobre el nombre del campo Codigo alumnado y, en la pestaña Diseño, pulsa el botón en forma de llave . A la izquierda del nombre del campo aparecerá el icono de una llave.
11. En la barra de acceso rápido, selecciona Guardar . Cuando te pida el nombre de la tabla, escribe Alumnado y pulsa Aceptar.
12. Ahora, cierra la tabla, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña con el nombre de la tabla. Se desplegará el menú contextual donde podrás elegir la opción Cerrar.

 Ahora vamos a crear la segunda tabla:

1. En la pestaña Crear, haz clic sobre el botón Diseño de tabla.
2. En la primera fila escribe el nombre del primer campo, Codigo curso y pulsa la tecla INTRO para ir a la segunda columna del campo.
3. Haz clic sobre la flecha de la derecha del tipo de dato para elegir el tipo Número y pulsa la tecla INTRO hasta situarte en la fila inferior.
4. Escribe Nombre curso como nombre del segundo campo de la tabla. Como no queremos cambiar las demás características del campo, pulsa la FLECHA ABAJO del teclado para ir al siguiente campo.
5. Escribe Nºhoras, de tipo Número.
6. Crea de la misma forma los siguientes campos: Fecha inicio y Fecha final que serán de tipo Fecha/Hora.
7. Ahora vamos a definir el campo Codigo curso como Clave principal. Haz clic sobre el nombre del campo Codigo curso y pulsa el botón  de la pestaña Diseño. A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave indicándonos que dicho campo es la clave principal de la tabla.
8. Ya podemos guardar la tabla. Esta vez elige la opción Guardar, después de pulsar en Archivo.
9. Escribe el nombre de la tabla, Cursos y haz clic sobre el botón Aceptar.
10. Ahora cerraremos la tabla desde el botón Cerrar  que hay a la derecha de la pestaña con el nombre de la tabla.
11. Para cerrar Access, pulsa las teclas ALT+F4.

Actividad No 3- Modificar una tabla desde la Vista Diseño

   Objetivo

Practicar las operaciones para modificar el diseño de una tabla con Access 2013.

Ejercicio paso a paso

Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en Datos (D:)  > TU CARPETA > Clases.accdb.

Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado con estas modificaciones:

Haz clic derecho sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Navegación.

 Añadir comentario:

1. Selecciona la opción  en el menú contextual.
2. Haz clic sobre la columna Descripción del campo Apellidos Alumnado.
3. Escribe el texto Introducir apellidos del alumno.

 Añadir el campo Curso:

1. Ve a la fila que hay bajo el campo Fecha nacimiento.
2. Escribe en la primera columna el nombre del campo Curso.
3. Pulsa INTRO.
4. Pulsa la tecla N para que se seleccione la opción Número.

 Añadir el campo Auxiliar:

1. En la siguiente fila escribe el nombre de campo Auxiliar. Deja el tipo de datos como Texto corto.

 Ahora borraremos el campo Auxiliar:

1. Haz clic sobre la fila correspondiente al campo Auxiliar para posicionar el cursor en ese campo.
2. Haz clic sobre el botón  de la pestaña Diseño.
3. Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla. Haz clic sobre el botón Guardar  de la barra de acceso rápido o pulsa CTRL+G.

Actividad No 4- Modificar una tabla desde la Vista Hoja de Datos

Abrir la base para trabajar, en Vista Hoja de datos.

1. Abre la base de datos Clases.accdb que se encuentra en  Datos (D:)> TU CARPETA > Clases.accdb.
2. Haz doble clic sobre la tabla Alumnado que se encuentra en el Panel de Navegación, o bien haz clic derecho sobre ella y pulsa  en el menú contextual.

 Rellenar los datos.

1. El Codigo Alumnado lo asigna el sistema automáticamente, por tratarse del tipo de datos Autonumeración. La primera fila tendrá el valor 1. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
2. Bajo el encabezado Nombre alumnado, escribe Luis. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
3. Bajo el encabezado Apellidos alumnado, escribe Gras Bueno. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
4. Bajo el encabezado Direccion, escribe Madrid, 34. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
5. Bajo el encabezado Poblacion, escribe Valencia. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
6. Bajo el encabezado Codigo postal, escribe 46002. Pulsa INTRO para ir al campo siguiente.
7. Bajo el encabezado Fecha nacimiento, escribe 15/02/63. Pulsa INTRO dos veces para pasar al registro de abajo (ya que no vamos a rellenar el campo Curso hasta que incluyamos algunos cursos en su correspondiente tabla).
8. Completa la tabla con los demás registros:

Codigo Alumnado	Nombre Alumnado	Apellidos Alumnado	Direccion	Poblacion	Codigo Postal	Fecha de nacimiento
2	María	Juares Trask	Valle, 23	Valencia	46002	17/05/65
3	Jesús	López Rodríguez	Fuente nueva, 3	Valencia	46005	25/08/67
4	Ana	Martínez Bueso	Almudena, 78	Alicante	03005	24/07/65
5	Carli	Lama Pla	Soto mayor, 45	Valencia	46006	31/12/65
6	Carlos	Dávila Nou	Feliz, 46	Valencia	46002	24/03/69
7	Fabiola	Coste Mayor	Puente viejo, 67	Valencia	46002	02/03/68
8	Mario	Dosdo Valor	Franciscanos, 2	Alicante	03005	06/05/64

 Rectificar datos.

El nombre del alumno 4 es Carla, no Carli. Hacer clic sobre la palabra Carli y cambiar la i por la a.

 Cerrar la base.

Seleccionar Archivo > Cerrar. Observa que no te pregunta si deseas guardar los cambios, porque se han guardado automáticamente

Actividad No 5- Desplazamiento en una tabla

Acceder a la tabla de trabajo.

1. Abre la base de datos Clases.accdb
2. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta en el Panel de Navegación. Observa como el registro activo es el primero.

Utilizar la barra de desplazamiento entre registros.

1. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al siguiente registro. Observa como el cuadro en blanco de dicha barra nos indica el registro en el cual nos encontramos situados.
2. Haz clic sobre el botón para ir al último registro.
3. Haz clic sobre el botón de la barra inferior para ir al registro anterior .
4. Haz clic sobre el botón para ir al primer registro.
5. Haz clic sobre el botón para crear un nuevo registro. Observa como el cursor se encuentra situado en la última fila de la tabla, marcada con un asterisco *.
6. Introduce los siguientes registros.

Codigo Alumnado	Nombre Alumnado	Apellidos Alumnado	Direccion	Poblacion	Codigo Postal	Fecha de nacimiento
9	Luisa	Suárez Menor	Valle, 27	Valencia	46002	25/04/65
10	Juan	Casas Más	Mayor, 34	Valencia	46005	30/10/62

Ahora vamos a ir a un registro concreto directamente.

1. Haz doble clic sobre cuadro blanco que indica el registro activo.
2. Escribe 4 y pulsa INTRO. Observa como el cursor se ha posicionado en el cuarto registro.

Cerrar la base.
Seleccionar Archivo > Cerrar.

Actividad No 6- Búsqueda en una tabla

Acceder a la tabla de trabajo.

1. Abre la base de datos Clases.accdb 
2. Abre la tabla Alumnado en vista Hoja de datos haciendo doble clic sobre ésta en el Panel de Navegación.

Empezaremos por cambiar la fecha de nacimiento de Fabiola.
Lo primero es localizar el registro:

1. Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Nombre Alumnado.
2. Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar.
3. En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar Fabiola.
4. En el cuadro Buscar en: Documento actual y en el cuadro Coincidir: dejar la opción Hacer coincidir todo el campo ya que en el campo sólo habrá escrito este valor.
5. Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. Access 2013 se habrá posicionado en el registro deseado.
6. Como ya no queremos realizar más búsquedas cerramos el cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar pulsando el botón Cancelar.

Ahora vamos a modificar la fecha de nacimiento, por lo tanto:

1. Sitúate en el campo fecha de nacimiento.
2. Escribe el nuevo valor, 15/08/66.

También vamos a cambiar la dirección de un alumno cuyo primer apellido es López.
Localizamos el registro:

1. Haz clic sobre el campo donde se encuentra el valor a buscar, Apellidos Alumnado.
2. Haz clic sobre el botón Buscar en la pestaña Inicio. Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reeemplazar.
3. En el cuadro Buscar:, escribe el valor a buscar López.
4. En el recuadro Coincidir: dejar la opción Comienzo del campo ya que estamos buscando el primer apellido, por lo tanto el campo comenzará por López pero después puede tener algo más escrito.
5. Haz clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda. Access 2013 se habrá posicionado en el registro deseado.
6. Haz clic en el botón Cancelar.

Ahora vamos a modificar la dirección,

1. Sitúate en el campo direccion.
2. Escribe el nuevo valor, Calicanto, 16.

Cerrar la base desde Archivo > Cerrar.

Actividad No 7- Propiedades de los campos en una tabla

Abrir la base de datos Clases.accdb

Vamos a modificar la estructura de la tabla Alumnado de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:

Campo	Propiedades
Codigo alumnado	Dejaremos las propiedades que tiene.
Nombre alumnado	Tamaño: 15 y obligatorio
Apellidos alumnado	Tamaño: 30 y obligatorio
Direccion	Tamaño: 30 y opcional
Poblacion	Tamaño: 15 Por defecto deberá aparecer Valencia ya que la mayoría de nuestros clientes son de Valencia
Codigo Postal	Entero largo, se puede dejar vacío, admite sólo 5 dígitos. Debe ser menor que 53000.
Fecha de nacimiento	Formato: Fecha corta y se puede dejar sin datos
Curso	Dejaremos las propiedades que tiene.

Lo primero es abrir la tabla Alumnado en Vista Diseño:

1. Haz doble clic en la tabla Alumnado del Panel de Navegación.
2. Cambia a la Vista Diseño desde la pestaña Inicio > grupo Vistas > Ver > Vista Diseño.

Ahora vamos a cambiar las propiedades de algunos de los campos:
1. Haz clic sobre el campo Nombre alumnado para modificar sus propiedades desde el panel inferior.

• Cambia el valor del Tamaño del campo de 255 (valor por defecto) a 15.
• Para que el campo sea obligatorio tenemos que poner en su propiedad Requerido el valor Sí. Para cambiar el valor, utiliza el desplegable.

2. Haz clic sobre el campo Apellidos alumnado.

• Cambia el valor del Tamaño del campo a 30
• Haz doble clic sobre el valor No de la propiedad Requerido, verás como pasa a valer Sí. Cuando una propiedad tiene dos posibles valores, haciendo doble clic sobre el valor, este cambia automáticamente, así has visto dos formas distintas para cambiar la propiedad Requerido, ahora elige tú la que prefieras.

3. Haz clic sobre el campo Direccion y asígnale tamaño 30. Como el campo es opcional dejamos la propiedad Requerido a No.
4. Haz clic sobre el campo Poblacion y asígnale tamaño 15. Para que aparezca por defecto el valor Valencia tendremos que escribirlo en la propiedad Valor predeterminado.
5. Deja el campo Codigo Postal con el Tamaño del campo Entero largo y Requerido No.

• Haz clic sobre la propiedad Máscara de entrada, teclea la máscara 00000. El 0 representa un dígito numérico.
• En la propiedad Regla de Validación escribir < 53000.
• Además, la propiedad Texto de validación contendrá el texto El código postal debe ser inferior a 53000, para avisar al usuario si trata de introducir un valor que infringe la regla.

6. Haz clic sobre el campo Fecha de nacimiento y pulsa en la propiedad Formato. Aparecerá una flecha a la derecha indicándonos la existencia de una lista desplegable. Haz clic sobre ella y elige Fecha corta.
Como hemos terminado con el diseño de la tabla, vamos a guardarla.
Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de acceso rápido o pulsar CTRL+G.
Al Guardar, Access nos advertirá de que podemos perder datos al reducir el tamaño de los campos. Por ejemplo, si teníamos una población de más de 15 carácteres, se recortará a 15. En este cado no sucede, pero hay que tenerlo en cuenta en cada caso cuando manipulemos tablas.
 
Vamos a trabajar ahora con la tabla Cursos.
Empezaremos por modificar su estructura de forma que cada campo tenga las siguientes propiedades:

Campo	Propiedades
Codigo curso	Sin cambios
Nombre curso	Tamaño: 15
Nº horas	Tamaño: Entero
Fecha inicio	Sin cambios
Fecha final	Sin cambios

1. Haz clic con el botón derecho del ratón en la tabla Cursos del Panel de Navegación. Elige la opción Vista Diseño.
2. Haz clic en el campo Nombre curso para modificar sus propiedades.
3. Haz clic en la propiedad Tamaño que aparece en la parte inferior de la ventana y asígnale el valor 15.
4. Ahora, modifica la propiedad Tamaño del campo Nº horas. Asígnale un Tamaño Entero.
5. Pulsa las teclas CTRL+F4 para cerrar Access. Cuando el cuadro de diálogo te pregunte si deseas guardar los cambios, elige la opción Sí.
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